Entenda como um controle de estoque eficiente pode trazer inúmeros benefícios ao seu laboratório.
O controle de estoque é um dos principais fatores para o sucesso operacional de qualquer negócio. No entanto, nos laboratórios ele deixa de ser uma questão apenas de eficiência, sendo um elemento básico de sobrevivência.
Afinal, pois mais absurdo que possa parecer a situação de iniciar um procedimento e só então se dar conta de que faltam os insumos para a sua execução, é exatamente isso que acontece nos laboratórios, quando não existe um controle de estoque eficiente.
E quando falamos em um laboratório de análises clínicas, esse é um controle que precisa ser ainda mais rigoroso, uma vez que afeta diretamente os clientes e sua saúde.
Além disso, em qualquer contexto ou tipo de laboratório, o risco de utilizar um produto com a validade vencida, por falta do controle de estoque adequado, representa um risco não só ao resultado obtido, mas também à integridade física dos colaboradores.
Por esse e outros inúmeros motivos, fica evidente a necessidade de um controle de estoque eficiente para a manutenção de um trabalho com segurança e qualidade nos laboratórios.
Pensando nisso, elaboramos esse artigo onde você irá entender: o que é o controle de estoque, quais os seus benefícios e boas práticas para uma gestão de estoque eficiente.
Confira abaixo!
O que é o controle de estoque:
Também conhecido como gestão de estoque, é o trabalho que envolve a organização dos processos de compra, armazenagem e uso dos produtos.
O principal desafio dos laboratórios no controle de estoques é encontrar o equilíbrio entre qualidade, custos e desperdícios.
Afinal, os laboratórios dependem diretamente dos insumos disponíveis no estoque para realizar suas atividades.
Por isso, os responsáveis pela tarefa devem adotar práticas eficientes para este controle, pois ele se relaciona diretamente à rotina empresarial.
O que nos leva diretamente ao próximo tópico!
Quais os benefícios do controle de estoque?
O controle de estoque é necessário para evitar uma série de problemas, mas a boa notícia é que quando feito eficientemente ele não só alcança esse objetivo, como ainda traz a gestão laboratorial uma série de possibilidades e benefícios.
Os principais benefícios de um controle de estoque eficiente são:
1º Garantir que não falte nenhum insumo
Como falamos anteriormente, os laboratórios dependem e utilizam inúmeros insumos, como aparelhos, equipamentos, reagentes, entre outros, para viabilizar a sua rotina de trabalho. E basta que falte apenas 1 desses itens, para que toda organização e eficiência se perca completamente.
Por isso, evitar que faltem insumos é de longe o maior benefício conquistado através do controle de estoque.
2º Evitar gastos desnecessário
Um controle de estoque eficiente ajuda a gestão laboratorial a evitar gastos desnecessários, não apenas deixando de comprar insumos indevidamente, como ainda indicando quando e como eles devem ser comprados.
Um exemplo é que ao evitar, por exemplo, períodos de sazonalidade, ou compras de emergência, o laboratório consegue obter os insumos com menor custo.
Por isso, controlar as compras, adquirindo apenas a quantidade adequada de cada um dos insumos, é um dos principais papéis e benefícios da gestão de estoque.
3º Eliminar o desperdício
Se engana quem acredita que a melhor prática para evitar a falta de insumos é garantir um abastecimento de reserva, que esteja sempre pronto para suprir as principais necessidades da empresa.
Afinal, a gestão de estoque não se resume apenas a comprar “a mais”. É preciso desenvolver um trabalho onde se estabeleça critérios de prioridade para essa gestão de compras e controle do estoque.
Pois, só assim é possível não só evitar a compra de produtos desnecessários, como também garantir o uso antes que eles estejam vencidos, evitando assim o desperdício.
4º Fazer investimentos mais assertivos
Uma gestão de estoque eficiente ajuda a otimizar o uso de recursos, não só evitando gastos desnecessários, como também trazendo informações que colaboram para o uso mais inteligente do orçamento disponível.
Por exemplo, o controle de estoque identifica previamente os períodos de baixa ou alta nas demandas, e dessa forma aproveita a oportunidade de alocar os recursos com antecedência para atender a tais necessidades.
Com esse menor impacto no fluxo de caixa do laboratório, aumenta a eficiência financeira da organização, e também as oportunidades de investimentos.
5º Melhorar a satisfação dos clientes
Como você pode ver, um controle de estoque eficiente reflete em recursos e processos otimizados. Com isso aumentam as chances de seus pacientes e/ou clientes ficarem mais satisfeitos.
Ou seja, o controle de estoque é responsável por direta e indiretamente aumentar a produtividade, eficiência e, como consequência, a lucratividade do seu laboratório.
Boas práticas de gestão para um controle de estoque eficiente:
Agora que você já sabe o que é o controle de estoque e quais seus benefícios, está na hora de falar sobre o que você deve fazer para ter um controle de estoque eficiente.
Confira abaixo as boas práticas de um controle de estoque laboratorial.
1. Monitore tudo que entra e que sai
Este é o principal ponto de atenção em um controle de estoque eficiente: saber o que está entrando e o que está saindo, portanto, o que resta em estoque.
Embora essa pareça uma tarefa complicada, é algo fácil e extremamente simples de fazer. Caso seja um laboratório pequeno, o controle pode ser feito manualmente, por meio de uma planilha do Excel. No entanto, se o seu laboratório for de médio a grande porte, é altamente recomendável ter um software de gerenciamento de estoque.
2. Padronize as diferenças do estoque
Um estoque laboratorial possui inúmeros tipos de produtos e cada um deles conta com um prazo de validade e forma de ser armazenamentos diferentes.
Por isso, esse é sim um processo trabalhoso, mas que faz com que se tenha controle total sobre o estoque do laboratório. Além disso, vale ressaltar que é um trabalho que precisa ser feito apenas uma vez, valendo a pena o investimento de tempo.
3. Observe os fluxos de trabalho
Faça um levantamento e tenha em mãos os fluxos de trabalho diário, semanal e mensal, dessa forma você saberá quanto precisa comprar o material básico para execução de cada uma dessas tarefas.
4. Estabeleça sua programação de compras
Tendo observado os fluxos fica mais fácil estabelecer uma programação de compras. Pois, você identifica quais são os insumos mais, ou menos, utilizados em cada período no seu laboratório, evitando assim falta ou excesso de compras.
Essa programação te ajuda não só a evitar desperdícios ou compras de emergência, como também favorece que você estabeleça um contrato de fornecimento, o que te dá melhores condições de compra e pagamento.
5. Escolha fornecedores que sejam seus parceiros
Muitas empresas se dedicam ao máximo ao seu controle de estoque, mas esquecem de incluir os fornecedores em seus processos. Como resultado, acabam escolhendo fornecedores que atrapalham o controle de estoque ao não cumprirem as datas de entregas programadas.
Por isso, antes de escolher uma empresa é preciso pesquisar e escolher uma que não apenas forneça os insumos necessários para o seu laboratório, mas que seja uma parceira de negócio, auxiliando numa gestão eficiente de estoque
Isso sem falar na necessidade de garantir que o fornecedor escolhido seja uma empresa responsável, reconhecida no mercado, com um excelente custo benefício, que tenha uma logística eficiente e se comprometa a cumprir os prazos.
Afinal, se algo faltar no seu laboratório, devido à falta ou atrasos na entrega, é você quem arca com as consequências diante do seu cliente.
★ Dica extra:
Ter um bom fornecedor e um contrato de fornecimento ajuda não apenas a vencer os desafios da gestão de estoque como ainda a transformá-las em oportunidade.
Para isso é preciso encontrar uma empresa que seja mais que um fornecedor, atuando verdadeiramente como um parceiro de negócio.
A diferença é que enquanto o fornecedor se limita apenas a garantir a entrega dos insumos solicitados, no prazo e com os preços pré-estabelecidos, um parceiro de negócios se preocupa em ajudar a melhorar sua gestão de compras, controle de estoque e toda a logística laboratorial.
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